Il progetto ProntoFarmaco, sviluppato presso l’Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana (AOUP), si propone di ottimizzare la gestione delle scorte farmaceutiche ospedaliere attraverso un modello di riallocazione e valorizzazione del farmaco basato su dati dinamici e interazioni strutturate tra la Farmacia Ospedaliera e i reparti clinici. Adottando un approccio Lean ispirato al ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), il progetto ha introdotto strumenti analitici avanzati, meccanismi di comunicazione efficaci e procedure logistiche semplificate per ridurre sprechi, migliorare l’allocazione delle risorse e generare risparmi economici significativi. L’implementazione ha permesso il recupero e la redistribuzione di oltre 75.000 unità posologiche, traducendosi in un risparmio di circa 930.000 euro nel periodo 2018–2023. Inoltre, l’evoluzione del progetto ha favorito un passaggio da una gestione centralizzata a una logica bottom-up, con i dipartimenti autonomamente coinvolti nella redistribuzione delle eccedenze, dimostrando un impatto strutturale sulle pratiche aziendali. La flessibilità del modello ha reso possibile il suo impiego strategico durante la pandemia COVID-19, evidenziando il potenziale del metodo per una gestione resiliente delle risorse critiche. ProntoFarmaco si configura quindi come un esempio virtuoso di innovazione di processo in ambito sanitario, con implicazioni significative per la sostenibilità economica e operativa delle strutture ospedaliere.